Отчётность в СФР

Содержание:

• Как изменилась отчётность работодателя с 2023 года
• Кто обязан отчитываться
• Персонифицированные сведения о физлицах (в ФНС)
• ЕФС-1: единая форма в СФР
• ЕФС-1, подраздел 1.1 — кадровые мероприятия
• ЕФС-1, подраздел 1.2 — сведения о стаже
• ЕФС-1, раздел 2 — взносы на травматизм
• Расчёт по страховым взносам (РСВ)
• Сводная таблица сроков
• Штрафы за нарушения
• Как и куда подавать отчёты
• Частые вопросы

Если у ИП или организации есть хотя бы один сотрудник — по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера (ГПХ), с выплат по которому начисляются страховые взносы, — работодатель обязан регулярно отчитываться о нём сразу в двух ведомствах: в Социальный фонд России и в налоговую инспекцию. Разберём, какие именно отчёты нужны в 2026 году, куда их подавать и в какие сроки.

Как изменилась отчётность работодателя с 2023 года

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в единый Социальный фонд России (СФР). Вместе с этим изменился и состав отчётности: отдельные формы СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС, которые раньше подавались по отдельности, перестали существовать в прежнем виде.

Сейчас работодатель отчитывается по сотрудникам двумя разными потоками:

• В Социальный фонд России (СФР) — единая форма ЕФС-1, которая заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.
• В налоговую инспекцию (ФНС) — ежемесячные персонифицированные сведения о физлицах, которые заменили форму СЗВ-М, и квартальный расчёт по страховым взносам (РСВ).

Это ключевое отличие от порядка, действовавшего до 2023 года: раньше почти вся отчётность по сотрудникам шла в ПФР, теперь она разделена между двумя ведомствами в зависимости от вида сведений.

Директор — единственный учредитель

Отдельный частый вопрос — нужно ли отчитываться по руководителю, который одновременно является единственным учредителем компании. Если с таким директором заключён трудовой договор и ему начисляется зарплата, он считается застрахованным лицом и по нему подаётся вся стандартная отчётность — персонифицированные сведения, ЕФС-1 и РСВ, как по любому другому сотруднику. Если трудовой договор не заключался и вознаграждение не начисляется, отчитываться по этому лицу не нужно, но такая ситуация встречается редко и требует аккуратного документального оформления, чтобы не вызвать вопросов при проверке.

Какая форма что заменила

Чтобы сразу понимать, куда теперь подавать сведения, которые раньше уходили в ПФР или ФСС отдельными формами, удобно свериться с таблицей соответствия:

Обратите внимание: расчёт по страховым взносам перестал подаваться в ПФР ещё раньше, с 2017 года — эта функция перешла к налоговой инспекции вместе с администрированием страховых взносов. Реформа 2023 года затронула именно персонифицированную отчётность и взносы на травматизм, которые до этого оставались в ведении ПФР и ФСС соответственно.

Кто обязан отчитываться

Обязанность подавать отчётность возникает у любого работодателя, который производит выплаты физическим лицам: организации, ИП с работниками, главы крестьянских (фермерских) хозяйств, а также адвокаты и нотариусы, у которых есть помощники. Если у ИП нет ни одного сотрудника и нет действующих договоров ГПХ с физлицами, отчитываться по этим формам не нужно — за исключением обязательных страховых взносов «за себя», которые ИП платит независимо от наличия сотрудников. Если вы только планируете нанять первого сотрудника, порядок оформления описан в статье «Как в ИП оформить работника».

Отдельно стоит обратить внимание на договоры гражданско-правового характера (ГПХ) — договоры подряда, оказания услуг с физическими лицами без статуса ИП или самозанятого. Если по такому договору начисляются страховые взносы (а с 2023 года это касается практически всех выплат по ГПХ, кроме отдельных исключений), заказчик обязан отчитываться по этому физлицу так же, как по штатному сотруднику — в персонифицированных сведениях, в РСВ и в разделе 2 ЕФС-1. Исключение — подраздел 1.1 ЕФС-1 (кадровые мероприятия): по договорам ГПХ туда попадают только сведения о начале и окончании действия договора, а не полноценная кадровая история, как для штатных сотрудников. Учёт контрагентов и физлиц, с которыми заключены договоры, удобно вести в сервисе управления контрагентами, чтобы не потерять сроки и реквизиты каждого договора.

Персонифицированные сведения о физлицах (в ФНС)

С января 2023 года вместо ежемесячной формы СЗВ-М работодатели подают в налоговую инспекцию «Персонифицированные сведения о физических лицах» — по форме, утверждённой приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В отчёт попадают все застрахованные лица, включая тех, кто работает по договорам ГПХ, если на выплаты по ним начисляются страховые взносы — раньше договоры ГПХ в СЗВ-М не всегда учитывались так подробно.

В отчёте указываются:

• Ф.И.О., СНИЛС и ИНН каждого физического лица;
• сумма выплат и вознаграждений, начисленных в его пользу за отчётный месяц.

Срок подачи: не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Если в организации 11 и более получателей выплат за отчётный период, отчёт подаётся только в электронном виде; при численности 10 человек и менее допустима бумажная форма.

Важное отличие от кадровых сведений в ЕФС-1: персонифицированные сведения подаются каждый месяц независимо от того, были ли кадровые изменения. Если в штате пять человек и за месяц никто не уволен и не принят, отчёт всё равно нужно подать — в нём просто повторятся данные и суммы выплат по тем же пяти сотрудникам. Пропуск отчёта из-за отсутствия «новостей» по сотрудникам не освобождает от обязанности его сдать и приведёт к тому же штрафу, что и обычная просрочка.

ЕФС-1: единая форма в СФР

Название ЕФС-1 расшифровывается как «Единая форма сведений» — она действительно объединила сразу несколько прежних отчётов в одну структуру, но при этом не упростила общий объём данных, которые нужно передавать: просто теперь это делается в рамках одной формы с несколькими разделами вместо нескольких отдельных бланков.

ЕФС-1 — это отчёт, который заменил сразу четыре прежние формы: СЗВ-ТД (кадровые сведения), СЗВ-СТАЖ (сведения о стаже), 4-ФСС (взносы на травматизм) и ДСВ-3 (дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию). Вместо того чтобы заполнять четыре разных бланка, работодатель подаёт один отчёт, состоящий из нескольких разделов и подразделов — актуальные из них заполняются в зависимости от того, какое событие произошло у сотрудника или какой период отчётности наступил.

ЕФС-1, подраздел 1.1 — кадровые мероприятия

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдаётся не по регулярному календарному графику, а по факту кадрового события: приём на работу, увольнение, перевод на другую должность, подача сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переход на электронную. Эти сведения формируют электронную трудовую книжку каждого работника — то есть выполняют ту же функцию, что раньше выполняла форма СЗВ-ТД.

Срок подачи зависит от события: при приёме на работу или увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа; при переводе, изменении названия должности, установлении или снятии запрета на определённую деятельность, а также при подаче сотрудником заявления о выборе формы трудовой книжки — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.

Полный перечень кадровых мероприятий, требующих подачи подраздела 1.1, шире, чем может показаться: помимо приёма и увольнения, сюда входят перевод на другую постоянную работу, установление второй профессии или квалификации, а также любое изменение сведений о трудовой деятельности, которое должно попасть в электронную трудовую книжку сотрудника.

Отдельное кадровое мероприятие — заявление сотрудника о выборе бумажной или электронной трудовой книжки: с этим событием тоже связаны свои правила оформления и подачи сведений, которые подробно разобраны в статье «Как заполнить трудовую книжку ИП».

ЕФС-1, подраздел 1.2 — сведения о стаже

Подраздел 1.2 формирует данные, необходимые для корректного назначения страховой и накопительной пенсии — он заменяет прежнюю форму СЗВ-СТАЖ. В отчёте указываются:

• СНИЛС, Ф.И.О. каждого работника;
• периоды работы, включая периоды особых условий труда, работы на Крайнем Севере или в приравненных к нему местностях;
• сведения, необходимые для досрочного назначения пенсии — если сотрудник относится к соответствующей категории;
• сведения о начисленных пенсионных взносах, если сотрудник — участник программы негосударственного пенсионного обеспечения.

Срок подачи: ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчётным.

ЕФС-1, раздел 2 — взносы на травматизм

Раздел 2 формы ЕФС-1 заменяет прежнюю форму 4-ФСС — в нём отражаются сведения о взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (взносы «на травматизм»). Раздел заполняют все работодатели с сотрудниками, независимо от системы налогообложения.

Срок подачи: ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Расчёт по страховым взносам (РСВ)

Помимо отчётности в СФР, работодатель ежеквартально подаёт в налоговую инспекцию расчёт по страховым взносам (РСВ) — в нём отражаются суммы начисленных страховых взносов на пенсионное, медицинское и социальное страхование по каждому сотруднику. РСВ подаётся независимо от системы налогообложения работодателя, если есть хотя бы один сотрудник или действующий договор ГПХ с начислением взносов. Суммы для РСВ рассчитываются на основе тех же данных о зарплате, что используются при начислении выплат сотрудникам — подробнее о расчёте налогов и вычетов с зарплаты в статье «Автоматизация расчёта: как быстро вычесть налоги и выдать зарплату сотрудникам».

Срок подачи: не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Что считается датой кадрового события

Для подраздела 1.1 ЕФС-1 датой отсчёта срока подачи служит дата документа-основания, а не фактическая дата выхода сотрудника на работу или увольнения. Например, если приказ о приёме подписан в пятницу, а сотрудник фактически приступил к работе в понедельник, отсчёт срока начинается от даты приказа. Это правило часто становится причиной случайных просрочек — важно синхронизировать дату кадрового приказа с датой подачи сведений в СФР, а не откладывать оформление документов на потом.

Сводная таблица сроков отчётности работодателя

Штрафы за нарушения

За непредставление или несвоевременное представление персонифицированных сведений о физлицах предусмотрен штраф — 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не поданы или поданы с ошибкой сведения. За нарушение способа подачи (бумага вместо обязательной электронной формы при численности от 11 человек) — отдельный штраф в размере 1000 рублей.

Пример. Если организация с 8 сотрудниками не подала персонифицированные сведения за отчётный месяц вовремя, штраф составит 4000 рублей (500 рублей × 8 человек) — независимо от того, идёт ли речь об одном дне просрочки или о более длительном нарушении.

За непредставление ЕФС-1 в срок предусмотрен аналогичный штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, сведения о котором не поданы вовремя. За грубое нарушение порядка учёта объектов обложения страховыми взносами, повлёкшее занижение базы, — штраф 20% от неуплаченной суммы взносов, но не менее 40 000 рублей.

За непредставление РСВ штраф составляет 5% от суммы взносов к уплате за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не менее 1000 рублей и не более 30% от суммы взносов.

Как и куда подавать отчёты

Способ подачи зависит от численности сотрудников. При 11 и более получателях выплат за отчётный период отчёты принимаются только в электронном виде — по телекоммуникационным каналам связи с усиленной квалифицированной электронной подписью, через оператора электронного документооборота или личный кабинет на сайте ведомства. При численности 10 человек и менее допустима подача на бумаге лично, через представителя по доверенности или по почте.

Отчёты в СФР подаются по форме ЕФС-1 в территориальный орган фонда по месту учёта страхователя. Персонифицированные сведения и РСВ подаются в налоговую инспекцию по месту учёта организации или месту жительства ИП.

Для электронной подачи можно использовать личный кабинет страхователя на сайте СФР, личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, а также сервисы операторов электронного документооборота — они, как правило, автоматически проверяют формат отчёта перед отправкой и показывают, принят он ведомством или отклонён с ошибкой. Подтверждением приёма отчёта служит электронная квитанция или протокол приёма — их стоит сохранять как доказательство своевременной подачи на случай спора со стороны проверяющего органа.

Корректировка ранее поданных сведений

Если в уже поданном отчёте обнаружена ошибка — неверная сумма выплаты, опечатка в СНИЛС или ИНН, — нужно подать корректирующий отчёт по той же форме, указав номер корректировки и исправленные данные. По ЕФС-1 корректировка подаётся отдельно по каждому разделу, в котором была допущена ошибка, а не по всей форме целиком. Хранить историю поданных отчётов и вносимых исправлений удобно вместе с остальными документами компании — например, в сервисе с резервным копированием документов, чтобы не потерять историю при смене бухгалтера или компьютера.

Если ошибка обнаружена и исправлена самим страхователем до того, как её нашла проверяющая инспекция или фонд, штраф за неполные или недостоверные сведения, как правило, не применяется — важно успеть подать корректировку до получения требования об исправлении.

Если у ИП нет сотрудников

ИП без сотрудников и без действующих договоров ГПХ с физлицами не подаёт ни персонифицированные сведения, ни ЕФС-1, ни РСВ — эти формы касаются только фактических выплат в пользу физических лиц. Обязанность такого ИП ограничивается уплатой страховых взносов «за себя» и отчётностью по выбранной системе налогообложения, которую удобно вести в простом онлайн-сервисе для малого бизнеса. Как только заключается первый трудовой договор или договор ГПХ с начислением взносов, обязанность отчитываться в СФР и ФНС по сотруднику возникает с того же отчётного периода.

Итог

С 2023 года отчётность работодателя по сотрудникам разделена на два потока: в Социальный фонд России уходит единая форма ЕФС-1 (заменяет СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3), а в налоговую инспекцию — ежемесячные персонифицированные сведения о физлицах (заменяют СЗВ-М) и квартальный РСВ. Пропуск любого из этих отчётов влечёт штраф от 500 рублей за застрахованное лицо, поэтому стоит держать сроки под контролем — особенно с учётом того, что часть отчётов подаётся не по календарю, а по факту кадрового события.