Как заполнить УПД (универсальный передаточный документ) вместо двух бумаг: пошаговая инструкция

Введение

Универсальный передаточный документ (УПД) позволяет заменить сразу несколько документов одним бланком. В зависимости от выбранного статуса он может использоваться вместо счёта-фактуры и накладной либо акта выполненных работ. Это упрощает документооборот и сокращает количество документов, которые нужно оформлять по сделке.

УПД применяют организации и индивидуальные предприниматели при продаже товаров, выполнении работ и оказании услуг. Чтобы документ выполнял свои функции и не вызывал вопросов у контрагентов или налоговых органов, необходимо правильно заполнить все обязательные реквизиты. В этой статье разберём, как оформить УПД, какие поля требуют особого внимания и каких ошибок следует избегать.

Когда можно использовать УПД

УПД можно использовать при передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг и передаче имущественных прав. Документ подходит для большинства стандартных хозяйственных операций между организациями и индивидуальными предпринимателями. Его применение позволяет оформить факт сделки одним документом вместо подготовки нескольких отдельных форм.

Наиболее часто УПД используется компаниями и ИП, которые являются плательщиками НДС. В этом случае документ со статусом «1» одновременно выполняет функции счёта-фактуры и первичного учётного документа. Покупатель получает основание для принятия товаров или услуг к учёту, а также для применения налогового вычета при соблюдении установленных требований.

Если счёт-фактура по сделке не требуется, можно оформить УПД со статусом «2». Такой документ подтверждает передачу товаров, выполнение работ или оказание услуг, но не заменяет счёт-фактуру. Такой вариант нередко используют организации и предприниматели, которым не требуется выставлять счёт-фактуру — например, налогоплательщики, не являющиеся плательщиками НДС, либо те, чьи операции не предполагают оформление счёта-фактуры.

Закон не обязывает бизнес применять именно УПД. Компании вправе продолжать использовать привычный комплект документов, например накладную по форме ТОРГ-12, акт выполненных работ или оказанных услуг и счёт-фактуру. Выбор зависит от особенностей документооборота и договорённостей между сторонами сделки.

Перед переходом на УПД желательно убедиться, что обе стороны готовы работать с таким документом. Это особенно актуально при электронном документообороте, когда порядок обмена документами и их подписания должен быть согласован заранее.

Виды УПД и их различия

Универсальный передаточный документ может оформляться с двумя статусами — «1» или «2». От выбранного варианта зависит назначение документа и набор функций, которые он выполняет. Ошибка при выборе статуса способна привести к проблемам с учётом документов и оформлением налоговых вычетов, поэтому этот реквизит необходимо указывать правильно.

УПД со статусом «1»

Статус «1» используется в случаях, когда документ одновременно заменяет счёт-фактуру и первичный учётный документ. Такой вариант чаще всего применяют организации и предприниматели, являющиеся плательщиками НДС.

Документ со статусом «1» позволяет:

• подтвердить факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг;
• отразить хозяйственную операцию в бухгалтерском учёте;
• использовать документ для целей налогового учёта;
• предоставить покупателю основание для принятия НДС к вычету.

При заполнении такого УПД необходимо указывать все реквизиты, предусмотренные как для первичных документов, так и для счетов-фактур.

УПД со статусом «2»

Статус «2» применяется в ситуациях, когда документ используется только как первичный учётный документ. В этом случае он не заменяет счёт-фактуру и не может использоваться для оформления вычета по НДС.

Такой вариант подходит:

• организациям и ИП, которые не выставляют счета-фактуры;
• плательщикам специальных налоговых режимов;
• операциям, по которым счёт-фактура не требуется законодательством;
• внутреннему документообороту компании.

По своей сути УПД со статусом «2» выполняет функции акта или накладной и подтверждает факт совершения хозяйственной операции.

Как выбрать подходящий статус

Перед оформлением документа необходимо определить, нужен ли по сделке счёт-фактура. Если документ должен выполнять его функции, выбирается статус «1». Если требуется только подтверждение передачи товаров, работ или услуг, используется статус «2».

Для удобства различия можно представить следующим образом:

• Статус «1» — счёт-фактура + первичный документ.
• Статус «2» — только первичный документ.
• Статус «1» даёт право на вычет НДС при соблюдении установленных требований.
• Статус «2» не используется для подтверждения права на вычет НДС.

Правильно выбранный статус позволяет избежать лишнего документооборота и обеспечивает корректное оформление сделки для обеих сторон.

Обратите внимание. С 2026 года отдельные ИП на УСН и предприниматели, утратившие право на ПСН из-за превышения лимита доходов, становятся плательщиками НДС. В таких случаях при необходимости оформления счёта-фактуры используется УПД со статусом «1».

Из каких разделов состоит УПД

Универсальный передаточный документ состоит из нескольких смысловых блоков, каждый из которых отвечает за определённую часть информации о сделке. Несмотря на единую форму, документ объединяет реквизиты первичного учётного документа и счёта-фактуры.

В верхней части УПД указываются общие сведения:

• статус документа («1» или «2»);
• номер и дата составления;
• данные продавца;
• данные покупателя;
• сведения о валюте расчётов;
• реквизиты, предусмотренные для счёта-фактуры.

Основное место в форме занимает табличная часть. В ней отражаются сведения о передаваемых товарах, выполненных работах или оказанных услугах:

• наименование позиции;
• единица измерения;
• количество;
• цена за единицу;
• стоимость без НДС;
• ставка и сумма НДС;
• итоговая стоимость.

После таблицы располагаются строки, подтверждающие факт передачи и приёмки результата сделки. В этих разделах указываются сведения о сотрудниках или представителях сторон, ответственных за отгрузку, выполнение работ, оказание услуг и приёмку.

Завершающая часть документа содержит подписи уполномоченных лиц. При необходимости здесь также указываются реквизиты доверенностей, должности подписантов и иные сведения, подтверждающие их полномочия.

Кроме обязательных разделов, в форме предусмотрены дополнительные поля для информации о договоре, транспортировке груза, сопроводительных документах и других данных, связанных с конкретной операцией. Их заполнение зависит от характера сделки и требований сторон.

Какие реквизиты в УПД обязательны

Чтобы универсальный передаточный документ имел юридическую силу и мог использоваться для бухгалтерского и налогового учёта, он должен содержать обязательные реквизиты. Их состав зависит от статуса документа. Если используется УПД со статусом «1», необходимо соблюдать требования как к первичным учётным документам, так и к счетам-фактурам. Для статуса «2» достаточно реквизитов, предусмотренных законодательством о бухгалтерском учёте.

В первую очередь в документе должны присутствовать сведения, позволяющие идентифицировать саму операцию. К ним относятся номер и дата составления УПД, а также информация о продавце и покупателе. Для организаций указываются наименование, ИНН и КПП, а для индивидуальных предпринимателей — Ф.И.О. и ИНН.

Необходимо подробно отразить содержание хозяйственной операции. Документ должен содержать наименование товаров, работ или услуг, количество или объём, единицы измерения, стоимость и итоговую сумму расчётов. Эти данные позволяют определить предмет сделки и подтвердить её фактическое исполнение.

Если документ используется в качестве счёта-фактуры, дополнительно указываются сведения, предусмотренные налоговым законодательством. В частности, необходимо заполнить данные о ставке НДС, сумме налога, стране происхождения товара и регистрационном номере таможенной декларации в случаях, когда такие сведения обязательны.

Отдельное внимание следует уделить данным лиц, участвующих в передаче и приёмке результатов сделки. В документе должны присутствовать должности, фамилии и подписи сотрудников либо представителей сторон, уполномоченных подтверждать совершение хозяйственной операции. При электронном документообороте эти сведения подтверждаются электронной подписью.

Отсутствие обязательных реквизитов может привести к тому, что документ не будет признан надлежащим подтверждением сделки. Для покупателя это создаёт риск возникновения споров при подтверждении расходов или заявлении налогового вычета, а для продавца может стать причиной претензий во время проверки документов.

Как заполнить УПД: пошаговая инструкция

Заполнение универсального передаточного документа начинается с определения его статуса. От этого зависит состав реквизитов и дальнейшее использование документа. Если УПД должен одновременно выполнять функции счёта-фактуры и первичного документа, указывается статус «1». Если документ нужен только для подтверждения передачи товаров, работ или услуг, выбирается статус «2».

Шаг 1. Заполните сведения о продавце и покупателе

В верхней части документа необходимо указать информацию об участниках сделки. Обычно вносятся следующие данные:

• полное наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя;
• ИНН;
• КПП (для организаций);
• юридический адрес или адрес места нахождения;
• сведения о грузоотправителе и грузополучателе при поставке товаров.

Все данные должны соответствовать сведениям из ЕГРЮЛ, ЕГРИП и заключённого договора.

Шаг 2. Укажите номер и дату документа

Каждому УПД присваивается уникальный номер в рамках внутренней системы учёта компании. Также необходимо указать дату составления документа. При заполнении следует проверить:

• соответствие нумерации принятому порядку документооборота;
• правильность календарной даты;
• отсутствие дублирующихся номеров.

Дата документа обычно совпадает с датой передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Шаг 3. Заполните табличную часть

В таблице отражаются сведения о предметах сделки. Информация должна совпадать с договором, спецификацией, заказом или иным основанием для поставки. Для каждой позиции указываются:

• наименование товара, работы или услуги;
• код или артикул при необходимости;
• единица измерения;
• количество;
• цена за единицу;
• стоимость без налога;
• итоговая стоимость.

Если в документе несколько позиций, каждая из них оформляется отдельной строкой.

Шаг 4. Отразите сведения о НДС

Этот этап обязателен для УПД со статусом «1». В соответствующих графах указываются:

• налоговая ставка;
• сумма налога;
• стоимость с учётом НДС;
• сведения о происхождении товара при наличии соответствующих требований.

Если операция не облагается НДС, в документе проставляется соответствующая отметка согласно применяемому режиму налогообложения.

Шаг 5. Заполните строки передачи и приёмки

После внесения сведений о товаре или услуге необходимо указать лиц, участвующих в передаче результата сделки. В документ обычно вносятся:

• должности ответственных сотрудников;
• фамилии и инициалы представителей сторон;
• реквизиты доверенности при наличии представителя;
• дата передачи и приёмки.

Эти сведения подтверждают факт исполнения обязательств между контрагентами.

Шаг 6. Проверьте подписи и реквизиты

Перед подписанием документа рекомендуется внимательно сверить все внесённые данные. Особое внимание стоит уделить:

• правильности наименований сторон;
• ИНН и КПП участников сделки;
• суммам и расчётам;
• ставкам НДС;
• наличию подписей уполномоченных лиц;
• соответствию информации условиям договора.

После проверки документ подписывается сторонами на бумаге либо заверяется электронными подписями при использовании ЭДО. Подробнее читайте в инструкции Как заполнить данные в УПД.

Что проверить перед отправкой контрагенту

Перед передачей УПД желательно выполнить финальную проверку документа:

• выбран правильный статус документа;
• заполнены обязательные реквизиты;
• отсутствуют опечатки и исправления;
• суммы в таблице рассчитаны корректно;
• указаны все необходимые подписи;
• данные совпадают с договором и другими документами по сделке.

Такая проверка помогает избежать повторного оформления документов и ускоряет согласование с контрагентом.

Образец заполнения УПД

Ниже приведён пример заполнения универсального передаточного документа при поставке товаров между двумя организациями.

В строках, предназначенных для подтверждения передачи товара, указываются сведения об ответственном сотруднике продавца, выполнившем отгрузку. Со стороны покупателя вносятся данные лица, принявшего товар. После проверки всех реквизитов документ подписывается уполномоченными представителями сторон.

Если УПД оформляется при оказании услуг, в табличной части вместо товара указывается наименование выполненных работ или оказанных услуг. Например, в документ может быть внесена запись «Бухгалтерское сопровождение за июнь 2026 года» или «Услуги по разработке сайта согласно договору № 15 от 01.06.2026».

Для организаций и предпринимателей, которым не требуется оформлять счёт-фактуру, используется УПД со статусом «2». Если предприниматель является плательщиком НДС, применяется статус «1» при наличии соответствующих оснований.

Представленный образец помогает понять общий принцип оформления документа, однако конкретный состав сведений может отличаться в зависимости от вида сделки, условий договора и применяемого режима налогообложения.

Как заполнить отдельные строки УПД, которые вызывают вопросы

При заполнении универсального передаточного документа наибольшее количество затруднений обычно связано не с основной таблицей, а с отдельными строками формы. Некоторые из них заполняются не во всех случаях, поэтому у бухгалтеров и предпринимателей часто возникают вопросы о том, какие сведения необходимо указывать и можно ли оставлять поля пустыми.

Строка 5а

Строка 5а предназначена для указания номера и даты документа об отгрузке. Заполняется следующим образом:

• указывается номер документа об отгрузке;
• указывается дата его составления;
• если УПД сам является документом об отгрузке, сведения обычно совпадают с номером и датой УПД.

Данный реквизит особенно актуален для УПД со статусом «1».

Строка 11

Строка используется для указания даты отгрузки, передачи товара, выполнения работ или оказания услуг. При заполнении следует учитывать:

• дата может совпадать с датой составления УПД;
• если фактическая передача произошла позднее, указывается реальная дата операции;
• сведения должны соответствовать данным учёта и условиям договора.

Строка 13

В этой части документа отражаются сведения о лице, ответственном за правильность оформления операции со стороны продавца. Как правило, указываются:

• должность сотрудника;
• фамилия и инициалы;
• подпись;
• реквизиты доверенности, если действует представитель.

Если документ подписывает руководитель организации, дополнительные сведения о доверенности обычно не требуются.

Строка 15

Строка относится к стороне, принимающей товары, работы или услуги. Здесь указываются:

• должность представителя покупателя;
• фамилия и инициалы;
• подпись;
• сведения о полномочиях при необходимости.

Эта информация подтверждает факт приёмки результата сделки.

Строка 18

Строка предназначена для указания лица, ответственного за оформление операции со стороны покупателя. В неё обычно вносятся:

• должность сотрудника;
• фамилия и инициалы;
• подпись;
• реквизиты доверенности при наличии.

Во многих случаях сведения в строках 15 и 18 могут совпадать, если документ принимает и оформляет один сотрудник.

Можно ли оставлять строки пустыми

Не все поля УПД требуют обязательного заполнения в каждой ситуации. Некоторые строки могут не содержать сведений, если соответствующая информация отсутствует или не относится к конкретной операции. Чаще всего допускается:

• проставление прочерков в незаполняемых полях;
• указание сведений в других строках формы с последующим дублированием отметки;
• оставление отдельных реквизитов незаполненными, если это не нарушает требования законодательства.

Перед подписанием документа рекомендуется проверить, чтобы обязательные сведения присутствовали в полном объёме, а данные в различных разделах УПД не противоречили друг другу.

Электронный УПД

Электронный УПД представляет собой цифровую версию универсального передаточного документа. Он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант, если подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обмен электронными УПД обычно осуществляется через системы электронного документооборота. Продавец формирует и подписывает документ, после чего направляет его покупателю. Получатель проверяет сведения и подписывает документ со своей стороны.

Использование электронного УПД позволяет ускорить обмен документами, сократить расходы на печать и хранение бумаг, а также упростить поиск документов в архиве. При этом обе стороны сделки должны быть подключены к системе ЭДО и иметь действующие электронные подписи.

Хранить электронные УПД необходимо в течение тех же сроков, которые установлены для соответствующих документов на бумажном носителе. Узнайте, как отправить УПД контрагенту через Superboox.

Частые ошибки при заполнении УПД

При работе с универсальным передаточным документом сложности чаще всего возникают не из-за самой формы, а из-за невнимательности при заполнении отдельных полей. На практике чаще всего встречаются следующие ситуации:

• неверно указан статус документа («1» вместо «2» или наоборот);
• расхождения между УПД и договором по наименованию или стоимости товаров;
• ошибки в ИНН, КПП или реквизитах сторон сделки;
• некорректное заполнение НДС или его отсутствие при необходимости;
• пропуск подписей уполномоченных лиц;
• несоответствие даты фактической отгрузке или оказанию услуг.

Отдельные трудности возникают при работе с табличной частью. Например, встречаются случаи, когда количество товаров указано верно, но итоговая сумма рассчитана с ошибкой, либо не совпадает ставка налога. Такие несоответствия автоматически создают вопросы при проверке документов.

Также нередко допускаются ошибки при указании оснований сделки. Если номер договора или спецификации указан неверно или вовсе отсутствует, становится сложнее связать документ с конкретной операцией, что может вызвать дополнительные запросы со стороны контрагента.

Чтобы снизить вероятность ошибок, перед подписанием УПД обычно проверяют соответствие всех реквизитов договору, корректность расчётов и наличие всех обязательных подписей.

Как исправить ошибку в УПД

Ошибки в универсальном передаточном документе можно исправить, но способ зависит от того, на каком этапе они были обнаружены и был ли документ уже подписан второй стороной.

Если неточность найдена до отправки УПД контрагенту, документ просто редактируется в учётной системе. После внесения изменений его заново подписывают и направляют получателю. В этом случае дополнительное оформление не требуется, так как документ ещё не вступил в юридическую силу.

Ситуация усложняется, если УПД уже подписан обеими сторонами. Тогда исправления вносятся через оформление корректировочного УПД или исправленного документа в зависимости от характера ошибки. Обычно используется следующий порядок действий:

• составляется новый УПД с пометкой «исправленный»;
• сохраняется ссылка на первоначальный документ;
• указывается причина корректировки;
• документ подписывается обеими сторонами повторно.

Если ошибка касается стоимости, количества или налоговых показателей, чаще применяется корректировочный документ, который отражает изменения в суммах. При технических ошибках (например, опечатках в реквизитах) допускается выпуск исправленного УПД без изменения сути сделки.

В электронном документообороте процесс проходит быстрее: система фиксирует версии документов, а корректировки автоматически связываются с исходным УПД.

После внесения исправлений рекомендуется проверить, чтобы новый документ полностью соответствовал условиям договора и учётным данным обеих сторон.

Ответственность за ошибки в УПД

Ошибки в универсальном передаточном документе могут повлечь последствия как для продавца, так и для покупателя. Характер последствий зависит от того, где именно допущена неточность: в реквизитах, в стоимости, в НДС или в подтверждающих подписях.

Для продавца риски чаще связаны с налоговым учётом и корректностью отражения операций. При выявлении ошибок налоговые органы могут не принять документ как подтверждение сделки, что приводит к необходимости дополнительных пояснений или корректировок.

Для покупателя последствия обычно касаются учёта расходов и применения налоговых вычетов по НДС. Если УПД оформлен с ошибками, подтверждение права на вычет может быть отложено до момента исправления документа.

Помимо налоговых последствий, ошибки могут повлиять на внутренний документооборот. Несоответствия в реквизитах или суммах затрудняют сверку расчётов, увеличивают время обработки первичных документов и могут привести к повторному согласованию сделки между сторонами.

Заключение

Универсальный передаточный документ позволяет упростить оформление сделок и сократить количество отдельных первичных документов. Он объединяет данные, которые обычно распределены между накладной, актом и счётом-фактурой, что делает работу с документами более упорядоченной.

Использование УПД особенно удобно при регулярных поставках товаров и оказании услуг, где требуется быстрое подтверждение операций и последующий учёт. При этом корректность заполнения напрямую влияет на возможность использовать документ в бухгалтерии и при налоговом учёте.

Перед применением УПД стоит уделить внимание выбору статуса и заполнению обязательных реквизитов. Это помогает избежать необходимости исправлений и повторного согласования с контрагентами.

В целом УПД становится удобным инструментом для компаний и предпринимателей, которые стремятся упростить документооборот и сократить время на оформление сделок без потери точности учёта.

Материал подготовил Супербух

Эксперт Superboox по счетам, актам, УПД и первичным документам.