Оформление документа происходит вместе с договором. Считается бухгалтерской ошибкой оформить акт без предварительного подписания договора.
В обязательном порядке акт выполненных работ должен быть составлен в двух экземплярах. Один из них направляется заказчику, а второй, соответственно, исполнителю. В свою очередь, обе стороны подтверждают, что к проведенным работам никаких претензий не имеют. Это выступает прямым основанием для проведения полной оплаты за спектр выполненных услуг.
Большое значение придается формулировке, а именно: «Работы проведены в полной мере, в оговоренные обеими сторонами сроки с надлежащим уровнем качества. К качеству, объему, сроку заказчик не предъявляет претензий». Это исключит в дальнейшем любые разногласия.
Обязательными пунктами акта выполненных работ будут:
- дата, порядковый номер документа;
- номер самого договора, к которому имеет отношение документ;
- номер счета, соответствующий проведенному объему работы, который предоставляется заказчику;
- конкретные сроки для проведения работы;
- единица измерения работы, услуг;
- перечень работ, оформленный в виде таблицы;
- стоимость с НДС;
- юридические наименования организаций исполнителя, заказчика;
- подписи, печати компаний от представителей с каждой стороны.
Заказчик имеет возможность не оставлять подпись на документе, если в нем нашлись ошибки. В акте обязательно прописываются замечания к срокам, качеству исполнения. Исполнитель может исправить присутствующие недостатки в определенный срок. Составляется новый документ. Если же сторона повторно отказывается от подписи на документе или же найденные замечания неправомерны, то в акте данный факт отказа обязательно отмечают.
Подписи на таком документе ставит только одна сторона. В суде уже выносится решение о необоснованности, правомерности отказа. На решение, принятое судом, производится оплата. До того момента, пока документы от заказчика на исполнителя не будут поданы в суд, документ, подписанный с одной стороны, считается действительным. Его принимают в качестве полноценной сдачи/приемки работы. После того, как поставлена подпись на одностороннем акте, исполнитель будет обязан оплачивать НДС независимо от того, будет ли браться долг с заказчика.