Отпуск без сохранения зарплаты: когда работодатель обязан отпустить сотрудника

Отпуск без сохранения зарплаты можно взять не только по договорённости с работодателем — в ряде случаев закон прямо обязывает предоставить его, и отказать нельзя. Разбираем, кому такой отпуск гарантирован по ст. 128 ТК РФ, сколько дней положено разным категориям сотрудников и что делать, если работодатель нарушает это право.

Содержание:

• Что такое отпуск без сохранения зарплаты и чем он отличается от оплачиваемого отпуска
• Когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты
• Отдельные случаи, о которых часто забывают
• Когда работодатель может отказать
• Сколько дней можно взять за свой счет
• Как правильно оформить отпуск без сохранения зарплаты
• Может ли работодатель отказать льготнику
• Может ли работодатель сам отправить сотрудника в отпуск за свой счет
• Как отпуск без сохранения зарплаты влияет на другие права сотрудника
• Что делать, если работодатель нарушает право на отпуск
• Кому положен отпуск без сохранения зарплаты: краткая таблица
• Практические примеры
• Вопросы и ответы
• Вывод

Что такое отпуск без сохранения зарплаты и чем он отличается от оплачиваемого отпуска

Отпуск без сохранения заработной платы, или отпуск за свой счет, — это период, когда сотрудник освобождается от работы, но не получает зарплату за дни отсутствия. Место работы за ним сохраняется. Такой отпуск предоставляется по письменному заявлению работника, при этом в некоторых случаях работодатель может отказать, а в других обязан предоставить отпуск по закону.

Главное отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска заключается в отсутствии оплаты: за дни отпуска за свой счет сотруднику не начисляются ни зарплата, ни отпускные. Продолжительность такого отпуска зависит от основания — она может определяться законом или соглашением между работником и работодателем.

Когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты

В некоторых случаях работодатель не может отказать сотруднику в отпуске за свой счет. Право на него возникает, если работник относится к определенной категории или обращается по причине, прямо предусмотренной трудовым законодательством.

По общему правилу, установленному ст. 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты:

1. Участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году.
2. Работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в году.
3. Работающим людям с инвалидностью — до 60 календарных дней в году.
4. При рождении ребенка, регистрации брака или смерти близкого родственника — до 5 календарных дней. К близким родственникам относятся супруги, родители и дети, усыновители и усыновленные дети, братья и сестры, дедушки, бабушки и внуки.
5. Родителям, супругам и детям военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов и других категорий, перечисленных в ст. 128 ТК РФ, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году.

Для целей предоставления отпуска по ст. 128 ТК РФ под близкими родственниками обычно понимаются супруги, родители и дети, усыновители и усыновленные дети, родные братья и сестры, дедушки, бабушки и внуки. При этом ТК РФ в ст. 128 не содержит отдельного закрытого перечня близких родственников именно для этого основания, поэтому при споре может иметь значение степень родства и конкретные обстоятельства.

Отпуск в связи с регистрацией брака, рождением ребенка или смертью близкого родственника рекомендуется оформлять в разумной временной близости к соответствующему событию. ТК РФ не устанавливает конкретный срок, в течение которого работник обязан использовать эти дни, однако при значительной паузе между событием и отпуском может возникнуть спор о том, связан ли отпуск с предусмотренным законом основанием. Поэтому откладывать такой отпуск на неопределенный срок не стоит.

Также право на отпуск без сохранения зарплаты может быть установлено для отдельных категорий работников другими нормами ТК РФ и федеральными законами. В таких случаях необходимо учитывать специальные условия и продолжительность отпуска, предусмотренные конкретной нормой.

Отдельные случаи, о которых часто забывают

Статья 128 ТК РФ устанавливает не все ситуации, когда сотрудник может получить отпуск без сохранения зарплаты. Дополнительные гарантии предусмотрены другими нормами трудового законодательства и федеральными законами.

В частности:

• Совместитель может оформить отпуск за свой счет, если по основной работе ежегодный оплачиваемый отпуск длиннее, чем отпуск на работе по совместительству. В этом случае работодатель по совместительству обязан предоставить недостающие дни.
• Работники, совмещающие работу с обучением, в предусмотренных законом случаях могут получить отпуск без сохранения зарплаты для прохождения государственной итоговой аттестации.
• Кандидаты и доверенные лица кандидатов в период участия в выборах могут иметь право на освобождение от работы без сохранения заработка в случаях и на условиях, установленных избирательным законодательством.
• Работники, осуществляющие уход за детьми, в отдельных предусмотренных законом ситуациях также могут использовать отпуск без сохранения зарплаты.
• Другие категории работников могут иметь такое право по федеральным законам, локальным нормативным актам или коллективному договору.

Поэтому перед отказом в отпуске работодателю стоит проверить не только ст. 128 ТК РФ, но и специальные нормы, которые могут распространяться на конкретного сотрудника.

Когда работодатель может отказать

Если сотрудник просит отпуск без сохранения зарплаты по личным обстоятельствам, которые не дают ему такого права по закону, работодатель может отказать. Например, это касается просьбы взять несколько дней для переезда, ремонта, поездки или решения личных вопросов. В таких случаях продолжительность отпуска и возможность его предоставления определяются по соглашению сторон.

Если же сотрудник относится к категории, которой отпуск за свой счет гарантирован законом, отказ работодателя неправомерен при соблюдении установленных условий. Нельзя отказать, например, работающему пенсионеру в отпуске в пределах предусмотренного законом количества дней или работнику в связи с регистрацией брака — в пределах установленного срока.

Само по себе наличие уважительной причины не всегда обязывает работодателя предоставить отпуск. Нужно проверить, предусмотрено ли для конкретной ситуации такое право законом, коллективным договором или другим нормативным актом.

Работодатель также не может заменить согласование отпуска за свой счет односторонним решением и отправить сотрудника в такой отпуск без его заявления.

На практике сотрудники могут обращаться за отпуском без сохранения зарплаты по разным семейным и личным обстоятельствам: например, для проводов близкого человека на военную службу, отправки ребенка в летний лагерь, переезда, ремонта жилья, решения семейных вопросов, ухода за родственником или участия в семейных мероприятиях. Такие причины могут быть уважительными с точки зрения жизненной ситуации работника, однако сами по себе не обязывают работодателя предоставлять отпуск, если соответствующая гарантия не установлена законом, коллективным договором или локальными правилами.

Если специального права на отпуск нет, сотруднику стоит заранее согласовать с работодателем даты и продолжительность отсутствия. После согласования отпуск оформляется документально — одной только устной договоренности недостаточно.

Сколько дней можно взять за свой счет

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты зависит от причины, по которой сотрудник его оформляет. Если право на отпуск установлено законом, количество дней определяется соответствующей нормой. Например, по ст. 128 ТК РФ:

• участники Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
• работающие пенсионеры по старости — до 14 календарных дней в году;
• работающие люди с инвалидностью — до 60 календарных дней в году;
• при рождении ребенка, регистрации брака или смерти близкого родственника — до 5 календарных дней;
• родители, супруги и дети военнослужащих и сотрудников ряда силовых структур, погибших или умерших по указанным в законе причинам, — до 14 календарных дней в году.

Если сотрудник просит отпуск по личным обстоятельствам, которые не предусмотрены законом, продолжительность устанавливается по договоренности с работодателем. Закон не устанавливает для такого отпуска общего максимального количества дней.

Если работнику гарантирован отпуск без сохранения зарплаты, работодатель не может самостоятельно сократить установленный законом срок. При необходимости взять больше дней сотрудник может договориться с работодателем о дополнительном периоде отпуска.

Для отпусков, связанных с рождением ребенка, регистрацией брака или смертью близкого родственника, лучше выбирать даты, непосредственно связанные с событием. Конкретный срок использования этих дней законом не установлен, но значительный перерыв может стать причиной спора с работодателем.

Ограничение до 5 календарных дней применяется отдельно к каждому основанию. Например, если в одном календарном году у сотрудника родился ребенок, затем состоялась регистрация брака, а позже умер близкий родственник, по каждому из этих событий может возникнуть право на отпуск продолжительностью до 5 календарных дней. Эти периоды не складываются в единый пятидневный лимит на весь год.

Как правильно оформить отпуск без сохранения зарплаты

Отпуск без сохранения зарплаты оформляют на основании письменного заявления сотрудника. В нем указывают период отпуска: дату начала и дату выхода на работу, а также основание, если право на отпуск связано с конкретным событием или статусом работника. Если отпуск предоставляется по закону, желательно указать соответствующую норму и приложить подтверждающие документы, если они необходимы.

Заявление передают работодателю в порядке, установленном в организации. Если документ направляется в электронном виде, необходимо использовать предусмотренный работодателем способ электронного взаимодействия. Для случаев, когда отпуск предоставляется по соглашению сторон, заявление само по себе не означает автоматического согласия работодателя.

После согласования работодатель оформляет распорядительный документ о предоставлении отпуска. В нем указывают даты и продолжительность периода отсутствия. Сотрудника знакомят с документом в установленном порядке. Информация об отпуске отражается в кадровом учете и табеле учета рабочего времени. За дни такого отпуска заработная плата не начисляется — так же, как не начисляются и отпускные, что стоит учитывать при расчёте зарплаты сотрудников за соответствующий месяц.

Если отпуск предоставляется по основанию, которое дает работнику безусловное право на него, работодатель не может требовать, чтобы сотрудник сначала получил дополнительное согласование при соблюдении предусмотренных законом условий.

Работнику стоит сохранить копию заявления и подтверждение его передачи работодателю. Не следует просто переставать выходить на работу после подачи заявления: если отпуск не относится к случаям, когда работодатель обязан его предоставить, отсутствие без согласования может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины.

Работодателю, в свою очередь, удобно хранить заявления, распорядительные документы и данные сотрудников в одном месте — например, в карточке управления контрагентами и сотрудниками, а актуальные реквизиты организации проще всего внести один раз по инструкции «Как заполнить данные организации».

Может ли работодатель отказать льготнику

Если сотрудник относится к категории, для которой отпуск без сохранения зарплаты предусмотрен законом, работодатель не вправе отказать при соблюдении установленных условий. Например, это касается работающих пенсионеров, работников с инвалидностью и участников Великой Отечественной войны в пределах установленной продолжительности отпуска.

Для подтверждения права работодатель может запросить документы, которые подтверждают соответствующий статус или обстоятельство. Если все условия соблюдены, отпуск оформляется на основании заявления сотрудника. Отказ в предоставлении предусмотренного законом отпуска может быть обжалован работником в Государственной инспекции труда или в суде.

Может ли работодатель сам отправить сотрудника в отпуск за свой счет

Нет, работодатель не может в одностороннем порядке отправить сотрудника в отпуск без сохранения зарплаты. Такой отпуск предоставляется по инициативе работника и оформляется на основании его письменного заявления. Даже если у компании временно нет работы, заказов или средств на выплату зарплаты, заставлять сотрудников писать заявления на отпуск за свой счет нельзя.

Если работодатель не может обеспечить сотрудников работой, необходимо использовать предусмотренные трудовым законодательством механизмы, например оформить простой при наличии соответствующих оснований. Период простоя и отпуск без сохранения зарплаты имеют разные правила оформления и оплаты.

Как отпуск без сохранения зарплаты влияет на другие права сотрудника

Отпуск без сохранения зарплаты влияет на расчет стажа для ежегодного оплачиваемого отпуска. В стаж включается период такого отпуска продолжительностью не более 14 календарных дней за рабочий год. Дни сверх этого срока могут привести к смещению даты, с которой начинается следующий рабочий год для целей предоставления ежегодного отпуска.

На время отпуска за свой счет сотрудник освобожден от выполнения трудовых обязанностей, поэтому заработная плата за этот период не начисляется. При этом трудовые отношения продолжаются: работодатель сохраняет за сотрудником место работы.

Если во время отпуска без сохранения зарплаты сотрудник заболел, дни болезни, совпавшие с отпуском, обычно не оплачиваются. Пособие по временной нетрудоспособности может быть назначено после окончания такого отпуска, если больничный продолжается.

Период отпуска также учитывается при расчете некоторых выплат и пособий по правилам, установленным для конкретного вида выплаты. Поэтому при длительном отпуске за свой счет его последствия для стажа и размера будущих выплат лучше оценивать отдельно — как и общий порядок расчёта НДФЛ с доходов сотрудника, если в том же периоде были другие облагаемые выплаты, разобранный в статье «Как рассчитать НДФЛ от обратного».

Что делать, если работодатель нарушает право на отпуск

Если работодатель отказывает в отпуске, который сотруднику гарантирован законом, или требует написать заявление на отпуск за свой счет против его воли, нарушение можно обжаловать. Сначала стоит получить письменный отказ либо сохранить другие подтверждения обращения: заявление, переписку с работодателем, уведомления и документы, подтверждающие право на отпуск.

Обратиться с жалобой можно в Государственную инспекцию труда. Также сотрудник вправе защищать свои права в суде. При обращении желательно приложить заявление на отпуск, документы, подтверждающие основание для его предоставления, и доказательства отказа работодателя.

Не стоит самостоятельно не выходить на работу только потому, что сотрудник считает, что ему положен отпуск. Если право на отпуск не подтверждено или ситуация требует согласования с работодателем, отсутствие может привести к спору о прогуле. Безопаснее сначала зафиксировать свое требование и отказ работодателя.

Кому положен отпуск без сохранения зарплаты: краткая таблица

Право на отпуск без сохранения зарплаты зависит от категории сотрудника или причины обращения. В некоторых случаях работодатель обязан предоставить отпуск, в других — решение принимается по соглашению сторон.

Для некоторых категорий работников дополнительные основания и сроки установлены отдельными нормами трудового законодательства. Поэтому перед оформлением отпуска стоит проверить, есть ли у сотрудника право на обязательное освобождение от работы и какой срок предусмотрен законом.

Практические примеры

• Пенсионер просит 10 календарных дней. Если сотрудник получает пенсию по старости и продолжает работать, он вправе взять до 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты в течение года. При соблюдении условий работодатель не может отказать.
• Сотрудник регистрирует брак. Работник может оформить до 5 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты в связи с регистрацией брака. Эти дни предоставляются независимо от того, использовал ли сотрудник ранее отпуск за свой счет по другим причинам.
• Сотруднику нужно 7 дней для переезда. Если переезд не связан с обстоятельством, для которого законом предусмотрен обязательный отпуск, работодатель вправе отказать. Если он согласен, продолжительность отпуска определяется по договоренности.
• У работника родился ребенок, и он просит 10 дней. По закону работодатель обязан предоставить до 5 календарных дней отпуска в связи с рождением ребенка. Еще несколько дней сотрудник может получить только по соглашению с работодателем.
• Работодатель решил временно закрыть подразделение и предлагает сотрудникам написать заявления на отпуск за свой счет. Работники не обязаны соглашаться. Работодатель не может в одностороннем порядке оформить им отпуск без сохранения зарплаты из-за отсутствия работы или снижения объема заказов. Для расчётов с клиентами и партнёрами в такой ситуации удобнее использовать платёжные поручения, а не приостанавливать работу за счёт сотрудников.

Вывод

Отпуск без сохранения зарплаты можно оформить как по личным обстоятельствам, так и в случаях, когда такое право прямо предусмотрено законом. Если сотрудник относится к льготной категории или обращается по установленному законом основанию, работодатель обязан предоставить отпуск в пределах установленного срока. В остальных ситуациях решение зависит от договоренности сторон.

Перед оформлением стоит определить основание для отпуска, проверить допустимую продолжительность и подать письменное заявление. Работодатель не может отправить сотрудника в отпуск за свой счет по собственной инициативе, в том числе из-за отсутствия работы или снижения объема заказов.